สายงานอีเว้นท์มักจะรู้ดีว่า ถ้าได้ลองจัดงานสักงานหนึ่ง อย่างไรแล้วบางขั้นตอนของการดำเนินงานนั้นจะต้องมีอุปสรรคอย่างแน่นอน การจัดงานอย่างราบรื่นตลอดทั้งงานนั้นแทบจะเรียกได้ว่าเหมือนเหมือนงมเข็มในมหาสมุทร คุณอีรีน่าเองก็เช่นกันค่ะ สำหรับงานอีเว้นท์แรกในชีวิตเธอนั้น มีคนได้ให้คำแนะนำที่เรียกได้ว่า “แบบขำ ๆ” แต่นำมาใช้จริงได้ นั่นก็คือการทำหน้าตายนั่นเอง ความหมายคือ ภายนอกควรที่จะดูสงบ สบาย ๆ แม้ว่าในใจนั้นจะตื่นตระหนกไปไกลโข ซึ่งสำหรับเธอแล้วคำแนะนำข้อนี้ถือได้ว่าเป็นคำแนะนำที่เยี่ยมยอด ใช้งานได้จริง และจดจำขึ้นในมาจนถึงในตอนนี้เลยจริง ๆ

แน่นอนค่ะ การจัดงานอีเว้นท์ไม่ได้ทำได้ง่าย ๆ แต่ในขณะเดียวกันก็ไม่ยากเกินกว่าที่จะแก้ไขปัญหาที่จะเกิดขึ้น ในโพสนี้ คุณอีรีน่าได้มีเทคนิคทั้งหมด 10 เทคนิคมาฝากให้ผู้จัดงานสายอีเว้นท์ทุกคนกันค่ะ !

เทคนิคข้อที่ 1

ตอบตัวเองให้ได้ว่าจุดประสงค์ของการจัดงานคืออะไร

ก็เพราะเขาสั่งให้จัดมา ก็ต้องจัดน่ะสิ ! คำตอบแรกที่ผุดขึ้นมาในใจหลาย ๆ คนคงจะเป็นประโยคนี้ แน่นอนค่ะว่าผู้จัดงานทุกคนล้วนรู้และรับทราบถึงจุดประสงค์ในการจัดงานดี แต่อย่างไรก็ตาม คุณอีรีน่าได้แนะนำเอาไว้ว่า การเพิ่มความใส่ใจและขบคิดในการหาจุดประสงค์ที่แท้จริงของการจัดงาน จะช่วยในการวางแผนงานให้ได้ง่ายขึ้น เพราะวิธีการในการดำเนินงานอีเว้นท์นั้น จะดำเนินให้ประสบความสำเร็จได้อย่างสูงสุด ก็ต่อเมื่อสามารถดำเนินการได้สอดคล้องกับจุดประสงค์นั่นเอง ลองคิดถึงผู้รวมงานดูว่าเราอยากที่จะให้อะไรแก่พวกเขา ความรู้? แสดงความขอบคุณ? ชักชวน? เมื่อไตร่ตรองและเข้าใจในวัตถุประสงค์ในการจัดงานได้แล้ว การวางแผนงานและการดำเนินตามแผนจะยิ่งประสบความสำเร็จค่ะ ทั้งในเรื่องของคอนเซ็ปท์ในการจัดงาน ระยะเวลา การแบ่งหน้าที่ การจัดสรรพื้นที่ในงาน รวมไปถึงเสียงเพลงประกอบงานและอาหารระหว่างการเข้าร่วม

Tips ! ข้อสำคัญเลยคืออย่ายึดติดกับการจัดงานแบบเดิม ๆ การค้นคว้าหาการจัดอีเว้นท์ด้วยวิธีใหม่ ๆ จะช่วยดึงดูดผู้เข้าร่วมงานและสร้างความประทับใจได้มากขึ้น

เทคนิคข้อที่ 2

ให้ความสำคัญกับการเตรียมแผนงาน

ในแผนงานควรรวมไปถึงเส้นทาง คอนเทนท์ภายในงาน และการโปรโมทงานอีเว้นท์ คุณอีรีน่าแนะนำว่าการประสานงานภายในทีมเป็นสิ่งที่สำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งการที่ทำให้ทุกคนในทีมเห็นภาพรวมของแผนงาน และหน้าที่ความรับผิดชอบต่าง ๆ ของคนในทีม ลองร่างหน้าที่หลักขึ้นมาก่อน จากนั้นค่อยแบ่งเป็นหัวข้อย่อย ๆ โดยเก็บรายละเอียดทั้งหมดของงานให้ครบถ้วน แล้วกำหนดระยะเวลาในการดำเนินงานของแต่ละส่วนให้เหมาะสม อาจะมีการเผื่อเวลาเอาไว้บ้างเพราะในการดำเนินงานจริงมักจะใช้เวลาที่นานกว่าที่มีการคาดการณ์เอาไว้

เทคนิคข้อที่ 3

ร่างงบประมาณโดยเตรียมการถึงสถานการณ์ฉุกเฉินด้วย

ควรมองแผนงานทีละข้อแล้วจดเตรียมงบประมาณในแต่ละหัวข้อเอาไว้ รวมไปถึงการเตรียมความพร้อมด้านงบประมาณสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน ในกรณีของคุณอีรีน่า มีอยู่ครั้งหนึ่งเมื่อจัดงานนอกสถานที่แล้วจู่ ๆ ฝนเทลงมา ทำให้เธอต้องย้ายข้าวของเข้าไปไว้ในสถานที่ที่สำรองเอาไว้ เธอบอกว่าคุ้มที่จะเตรียมความพร้อมในส่วนนี้เอาไว้ ดีกว่าไปสติแตกอยู่หน้างาน

เทคนิคข้อที่ 4

หัวใจของการจัดงาน มันอยู่ที่รายละเอียด

หากอยากจะเซอร์ไพรส์แขกของคุณแล้วล่ะก็ บอกได้เลยว่ารายละเอียดเป็นสิ่งที่พลาดไม่ได้จริง ๆ ค่ะ หลักการของคุณอีรีน่าคือการคิดคำนึงถึงทุกอย่าง ตั้งแต่รายละเอียดใหญ่ ๆ ไปจนถึงรายละเอียดเอียดปลีกย่อยเล็ก ๆ เช่น จะมีการลงทะเบียนอย่างไร ใครจะเป็นผู้ตอนรับแขกและต้อนรับอย่างไร เพลงที่จะเปิดในงานควรใช้เป็นเพลงแบบไหน มีมุมถ่ายรูปที่น่าสนใจรึเปล่า ? การนำเสนอแผนงานจะเป็นอย่างไร คนในทีมจะแต่งตัวอย่างไร จะทำอะไรในช่วงพักดี

ตัวอย่างเช่น ในระหว่างที่เปิดให้เข้าลงทะเบียน อาจมีการแนะนำถึงอีเว้นท์ในครั้งต่อไปหรือเกี่ยวเนื่องกัน อาจมีเกมส์ให้ร่วมสนุก หรืออาจมีวีดีโอแนะนำข้อมูลให้เข้าใจขอบข่ายของงานมากขึ้น

คุณอีรีน่าย้ำเสมอว่าการจัดงานอีเว้นท์ที่จะประสบความสำเร็จได้นั้นต้องมีความแปลกใหม่ ให้ผู้เข้าร่วมรู้สึก อู้หู ! ว้าว ! เพราะฉะนั้นการจัดสิ่งที่เกินความคาดหมายจะสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับงานได้ค่ะ

เทคนิคข้อที่ 5

ตรวจสอบสถานที่จัด และอย่าลืมที่จะมีแผนสำรอง

ตรวจสอบหน้างานที่จะจัดจริงก่อนเสมอ เพราะข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ในทุกเมื่อและทุกขณะ ดังนั้นการประเมินหน้างานและคิดแผนสำรองเผื่อเอาไว้จึงเป็นสิ่งที่สำคัญ บางทีอาจเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น แอร์ในห้องประชุมไม่ทำงาน ไม่มีห้องน้ำสำหรับผู้พิการ หรืออุปกรณ์อาจทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ ดังนั้น การเตรียมการรับมือก่อนจะยิ่งส่งผลดีและทำให้คุณได้เปรียบมากกว่าค่ะ

ในประสบการณ์ของคุณอีรีน่า ครั้งหนึ่งเธอเคยจัดประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวน 50 คน และก่อนหน้าที่จะถึงเวลาเพียงแค่หนึ่งชั่วโมง ทางเจ้าของสถานที่ให้เธอย้ายออกจากห้องประชุมโดยไม่แจ้งล่วงหน้าหรือเหตุผล เธอจึงจำเป็นต้องจัดเวิร์คช็อปในระหว่างที่หาสถานที่ใหม่ ณ สวนสาธารณะใกล้ ๆ ดังนั้นมันจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะมีแผนสำรองเอาไว้ในมือค่ะ มีไว้ไม่เสียหาย แต่อาจเสียหายหนักถ้าไม่มี

เทคนิคข้อที่ 6

แบ่งความรับผิดชอบ หรือที่เรียกว่า หน้าที่ ให้กับทุกคนในทีม

การแบ่งหน้าที่ให้กับทุกคนในทีมเป็นอีกหัวใจหนึ่งที่พึงจะทำ ไม่ใช่เพียงแค่หน้าที่ในการจัดเตรียมงานเท่านั้น แต่ควรรวมไปถึงหน้าที่ภายในงานอีเว้นท์ด้วย การจัดสรรหน้าที่ตามแต่ละหมวดหมู่ความรับผิดชอบโดยอ้างอิงจากการเตรียมงาน จะช่วยทำให้การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือความเรียบร้อยในการจัดงานเป็นไปอย่างลื่นไหลมากขึ้น โดยที่ทุกคนในทีมควรจะมีหน้าที่เป็นของตัวเอง อยู่ในหมวดของตัวเอง ตั้งแต่ต้นจนจบงาน

Tips ! การแจกเอกสารที่ระบุหน้าที่ของแต่ละคนและช่องทางการติดต่อไว้ให้กับคนในทีมจะช่วยทำให้การประสานงานเป็นไปได้อย่างไม่ติดขัด

เทคนิคข้อที่ 7

ไม่โฆษณาถึงอีเว้นท์ให้กับกลุ่มเป้าหมาย = ศูนย์เปล่า

อย่าได้ประมาทระยะเวลาในการโปรโมทงานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดไปเลยเชียว จะเป็นลักษณะของอีเว้นท์ กลุ่มเป้าหมายของอีเว้นท์ ข้อมูลรายละเอียดงานหรืองบประมาณล้วนเป็นสิ่งกำหนดการโฆษณาได้ทั้งสิ้น คุณอีรีน่ามีข้อแนะนำเล็ก ๆ ที่น่าจดจำว่า ในเวลาที่ต้องหาสื่อโฆษณาสักที่ ให้โฟกัสลงที่ที่มีกลุ่มเป้าหมายของเรามากที่สุด มันจะได้ผลมากกว้าถ้าเราโฟกัสกลุ่มเป้าหมายโดยใช้พื้นที่สื่อน้อย มากกว่าการนำโฆษณาของเราไปลงในทุกช่องทาง

การใส่ใจและสร้างโฆษณาหนึ่งที่สามารถเผยแพร่ได้ทุกช่องทางเองก็เป็นสิ่งสำคัญและทำให้เป็นที่จดจำได้ง่าย อย่าลืมที่จะบรีฟรายละเอียดต่าง ๆ ของงาน รวมไปถึงจุดขายให้กับกลุ่มเป้าหมายนะคะ !

เทคนิคข้อที่ 8

ให้ความสำคัญกับการบริการ

อย่าลืมย้ำให้คนในทีมปั้นหน้ายิ้มให้เป็น การเป็นมิตรต่อผู้เข้าร่วมงานจะยิ่งทำให้ผู้เข้าร่วมเกิดความประทับใจและจดจำ พยายามวิเคราะห์ถึงความต้องการหรือปัญหาของผู้เข้าร่วมและตอบสนองความต้องการหรือปัญหาเหล่านั้นให้ได้มากที่สุด แม้ว่าคุณจะเหนื่อยและหลาย ๆ อย่างจะไม่เป็นไปตามแผนก็ตาม สุดท้ายแล้วสิ่งที่ผู้เข้าร่วมงานจะจดจำมากที่สุดก็คือบรรยากาศภายในงานและการดูแลจากผู้จัดงานนั่นเอง

เทคนิคข้อที่ 9

ตรวจสอบความถูกต้องทั้งหมดให้เรียบร้อยอีกครั้ง 24 ชั่วโมงก่อนวันจัดงาน

ตรวจสอบให้เรียบร้อยว่าคุณได้แจ้งผู้เข้าร่วมงานทั้งหมดเกี่ยวกับเส้นทางการเดินทางมายังสถานที่จัดงาน แขกคนสำคัญทุกคน แฮนด์เอ้าท์หรือเอกสารจำเป็นที่จะต้องปริ้นท์แจก วีดีโอและเสียงคอนเทนท์สำหรับประกอบงาน คอนเฟิร์มหน้าที่และความรับผิดชอบของคนในทีมอีกครั้ง รวมไปถึงความถูกต้องเรียบร้อยพร้อมจัดแสดงของสถานที่จัดงานด้วย การสร้างเช็คลิสจะช่วยในส่วนนี้ได้เยอะเลยค่ะ

Tips ! อย่าลืมที่จะปริ้นท์ตารางแผนงานของอีเว้นท์ด้วย และมอบให้กับคนในทีมรวมถึงอาสาสมัคร นอกจากนั้นหากสามารถระบุเบอร์โทรศัพท์ของแต่ละคนไว้ได้จะยิ่งช่วยมากขึ้นเมื่อเกิดสถานการณ์ฉุกเฉิน

เทคนิคข้อที่ 10

สอบถามความเห็นของผู้เข้าร่วมงาน เพราะ Feedback คือสิ่งสำคัญ

หลังจบสิ้นจากการจัดงานแล้วแน่นอนว่าเราทุกคนมักจะรู้สึกเหน็ดเหนื่อและโหยหาการพักผ่อน แต่ก็ยังคงมีรู้สึกดีแฮปปี้ที่งานอีเว้นท์ที่เตรียมการมาสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี แต่ก็ยังคงมีงานอย่างหนึ่งที่ยังไม่เสร็จสิ้น นั่นคือการประเมินของการจัดงานนั่นเอง แน่นอนว่าตัวคุณเองจะประเมินผลงานเองก็ค่อนข้างยาก ดังนั้นการสอบถามฟีดแบคจากผู้เข้าร่วมงานจึงจะเป็นสิ่งที่ช่วยในด้านนี้ได้อยู่บ้าง อาจจะปริ้นท์แบบสอบถามเผื่อเอาไว้ หรืออาจจะส่งอีเมล์แบบสอบถามไปในภายหลังให้กับผู้เข้าร่วมงาน โดยมีคำถามคร่าวๆเกี่ยวกับ การเดินทาง ผู้พูด สถานที่ และการบริการของผู้จัดงาน ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงความผิดพลาดต่าง ๆ ในการจัดงานครั้งต่อไปได้

Tips ! หากสามารถทำได้อาจจะรวบรวมฟีดแบคต่าง ๆ ผ่านช่องทางโซเชี่ยลมีเดียนอกเหนือจากอีเมล์ หรือเก็บวีดีโอการสัมภาษณ์ความรู้สึกหลังเข้าร่วมงานจากแขกก็จะยิ่งได้ผลดีในด้านคอนเทนท์และเป็นประโยชน์ในการประกอบโฆษณางานครั้งต่อไป

ไม่ว่าจะจัดงานอีเว้นท์แบบไหน สเกลเล็กหรือใหญ่ ให้จำขึ้นในอยู่เสมอว่า อย่ายึดติดกับสิ่งเดิม ๆ พยามปรับเปลี่ยน คิดหาความแตกต่างในการจัดงาน และวางแผนอย่างละเอียดรอบคอบอยู่เสมอ ที่สำคัญคืออย่ากังวลหรือกลัวกับข้อผิดพลาดใด ๆ ที่จะเกิดขึ้น แล้วการจัดอีเว้นท์ของคุณจะสำเร็จไปได้ด้วยดีอย่างแน่นอนค่ะ !

ขอบคุณบทสัมภาษณ์จาก

https://www.culturepartnership.eu/en/article/10-tips-for-successful-event แปลและเรียบเรียงโดย รังสิมา ส.​ (Royalhometextile & Decor.)